點點購
新手團購店家開團全攻略：選品、收單、叫貨、取貨、對帳一次看懂
一檔團購的完整流程是：選品談供貨 → 開團 → 收單 → 截單整單 → 向廠商叫貨 → 到貨理貨 → 通知取貨 → 收款結算。本文說明每一段的具體作法與常見的出錯環節，最後說明何時該從手抄升級為系統。
開團前：選品與找廠商
台灣的團購生意幾乎都在 LINE 裡發生——LINE 在台灣 16 歲以上民眾的使用率高達 99.4%（NCC《2024 年通訊傳播市場報告》），你的客人本來就在上面。開團前要準備的是三件事：值得開的商品、談得下來的廠商、一個經營得起來的群。
- 選品看兩個數字：毛利是否足以支付你的工時，數量是否足以讓廠商願意供貨。
- 尋找廠商可自你買得到的通路回推：市場批發商、食品廠、在地小農；先小量試單，待貨源穩定、供貨量足夠後再行增加。
- 群不必大，但須熟。團購倚賴的是信任——在地團購店家的核心競爭力，始終是熟客。
收單：+1 的三種收法
收單方式決定每檔需要多少善後時間。常見三種作法，依序愈趨省工：
| 作法 | 怎麼收 | 極限 |
|---|---|---|
| 聊天室喊單 | 群組或社群裡 +1、+2 蓋大樓 | 洗版、漏單、統計全靠人工 |
| 記事本留言 | 商品貼記事本、客人底下 +1 | 不再洗版；但留言仍可被收回或修改，訂單以留言為準 |
| 收單系統 | 客人點開下單頁直接下單 | 訂單即時成立，餘下的問題僅在於選擇哪一套系統 |
- 聊天室喊單的結構性難處：+1 散落在對話中，「+2 又 -1」「幫朋友 +1」須逐則判讀，判讀錯誤即成漏單或錯單。
- 記事本是可行的過渡：內容結構化、也不再洗版——但收單的本質仍是「先留言、後統計」。
- 升級系統之後，「到底有沒有算到我的 +1」這類訊息即不會再出現。
截單與整單：錯誤從這裡開始滾雪球
截單後的彙總是整檔團最容易出錯的一步：收單一錯，叫貨就錯；叫貨一錯，到貨就對不上——多叫的成為庫存，少叫的則無法如期交付。
- 手動整單每檔要花 30 分鐘到 2 小時，且截單後仍會有人加單、減單、改規格。
- 原則：截止後的變動一定要有紀錄。無論使用什麼工具，「誰、在什麼時間、改了什麼」都要留下紀錄，日後才有據可查。
叫貨：把彙總表變成訂貨單
叫貨的正確作法是先確算應訂數量再行發送：有效需求，加計應回補的壞品，減除已訂出的數量——此即實際缺口。
- 送交廠商後，應記錄單別、發送時間與發送狀態。廠商是否回覆須自行追蹤；未追到，通常要到貨日才會發現。
- 改用系統，這一段可以收斂成單一操作：缺口自動計算、依廠商分組、直接由系統送出，訂貨單具備單號與狀態。
到貨與理貨：好品壞品分開記
到貨先驗收：好品進庫存，壞品另外記——壞品不能販售，但須向廠商要求退補。
- 分裝理貨時邊掃描邊清點，較事後盤點補救更具效率。
- 列印一張 A4 品項條碼表即可，無須採購標籤機。
通知取貨：確保訊息送達
到貨通知的重點只有一個：確實送達。群組或社群公告會被洗掉，逐一私訊每檔需耗費 30 至 90 分鐘——故應分工：留有 Email 者以 Email 發送，其餘以群組或社群公告補足。
- 公告文字應注意隱私：僅記載商品與取貨資訊，不得將客人姓名電話張貼至群組或社群。
- 催取要有紀錄：發送次數與時間都留存——既不會遺漏，也不會重複打擾客人。
我們刻意不提供官方帳號主動推播——該功能須按則數向 LINE 購買額度，成本最終將轉嫁至你身上。與其增加你的支出，我們選擇將 Email 與群組或社群公告這兩條管道做到穩定好用。
收款與對帳：當場付清，事後不用追
社區自取的團，最單純的收款方式是「取貨時當場付清」：銀貨兩訖、當下核銷，無須事後追討。
- 當場收款的前提是取貨現場作業迅速：名單查找愈慢，隊伍即排得愈長。
- 每一筆都記下「付款人、金額、付款方式」，結算時才能逐筆核對。
放鳥：利潤有限，經不起無人取貨
約定購買卻未到店取貨，一般稱為放鳥（亦稱跑單）：貨到無人取、款項無從收取，該批貨品轉為庫存。
- 務實的作法是留下紀錄，而非正面衝突：將每次放鳥逐筆記下，累積次數可供判斷，該客人再次下單時由你自行評估。
- 黑名單是最後手段——先標記、不擋單，保留轉圜的空間。
什麼時候該從手抄升級系統？
持平而論：一檔 20 單以內、單一商品、以熟客為主者——記事本加 Excel 足以應付，無須急於導入系統。
以下三個訊號出現任何一個，就是該升級的時候：
- 你開始漏單，或客人開始問「有沒有算到我的 +1」。
- 每週超過兩檔，需核對的訂單與收款已超出手抄能負荷的量。
- 放鳥開始侵蝕利潤，而你已無法記得哪些客人曾經放鳥。
選擇工具可檢視三件事：客人下單是否當下成立訂單、叫貨能否直接送達廠商、是否留有放鳥紀錄。——這三件事，正好是點點購在做的事。
（建議先將收單流程做到穩定；AI 相關功能待實際需要時再行啟用。）